1. Definire il vostro pubblico.
Le parole si utilizza, il contenuto si includono e anche il formato della vostra relazione sarà essere influenzato dai lettori previsti. Chi sono? Essi sono esperti in materia? Ci sono diversi tipi di lettori? Quali problemi sono importanti per loro? Che cosa useranno la relazione per? Sarà più utile a loro uno stile formale o informale?
Rispondere a queste domande sarà dipingere un'immagine nella mente del lettore di destinazione, ed è quindi possibile scrivere la relazione come un messaggio personale a quella persona.
2. Preparare prima di iniziare a scrivere.
Troppo spesso abbiamo messo fuori a scrivere relazioni perché sembra un compito enorme. Si può battere questo problema di scomposizione del progetto in fasi. Se si sta scrivendo la relazione insieme ad altre persone, allocare chi sta facendo cosa e quando e assicurarsi che tutti capiscono ogni parte del piano.
Successivamente, raccogliere tutte le informazioni che è necessario scrivere il vostro rapporto. Se si inizia a scrivere prima di avere tutti i dati necessari, dovrete interrompere parzialmente attraverso la relazione, e può essere difficile ricominciare da capo.
Infine, organizzare il vostro materiale nel modo in cui è più logico e più appropriati per questo pubblico e questo particolare materiale.
3. Chiarezza di sopra di tutti.
Gli stessi principi si applicano in relazione scrivendo come in qualsiasi altro messaggio scritto business. Ricordate questo: se hanno a leggerlo due volte, probabilmente non. Così avete solo una possibilità per ottenere il vostro messaggio — e si renderebbe più chiaro e facile da capire.
4. Utilizzare in modo appropriato il gergo.
Gergo può essere uno strumento di comunicazione utile, se sei certo che il lettore è familiarità con esso. Se non, trovare semplici termini inglesi per sostituire il gergo.
5. Utilizzare gli elenchi.
Mentre non volete che il vostro rapporto sia un proiettile lungo o elenco numerato, ci sono periodi quando un elenco è il dispositivo più conciso e chiaro per le informazioni. Se che hai scritto una frase lunga, coinvolta, considerare se si potrebbe riscrivere come un elenco di punti, passaggi o idee.
6. Utilizzare il layout migliore per il vostro scopo.
Fornire adeguati margini e un sacco di "spazio bianco". Questo lo rende facile per il lettore a concentrarsi sulle parole. Utilizzare tabelle incorporati e scatole per set off informazioni correlate che non si adattano bene nella narrazione. Utilizzare non più di due caratteri in una relazione.
7. Rendere facile trovare informazioni.
Immaginate di leggere un articolo sulla rivista a lungo senza intestazioni o sub-voci — che sarebbe stato difficile seguire la storia. Lo stesso vale per il vostro rapporto. Utilizzare un sacco dei sottotitoli in modo che non solo il lettore sa che cosa sta arrivando, ma può anche trovare soggetti facilmente a leggere più tardi.
Se il vostro rapporto è molto lungo, fornire un Executive Summary. Questo dovrebbe essere più breve possibile, semplicemente che riassume ciò che il lettore troverà nella relazione e dove. Anche se l'Executive Summary apparirà nella parte anteriore del vostro documento rilegato, si dovrebbe scrivere ultima.
No comments:
Post a Comment