Scrittura di lettere commerciali è un'arte dimenticata. Internet ci ha reso scrittori pigri. Con pochi tasti, noi possiamo dare il via una breve e-mail senza pensare molto sul contenuto, molto meno formattazione. Avete mai esaminato il tuo e-mail e scoperto, frasi incomplete, gli errori di formattazione, errori di ortografia e grammaticali? Di solito pensiamo nulla sull'influenza la nostra scrittura lazy negativamente la nostra posta elettronica; altre persone e-mail lo stesso tipo di spazzatura tutto il tempo. Ma, ancora, scrivendo e-mail schifoso non dovrebbe dare noi la scusa di essere pigri scrittori tutto il tempo, online o offline.
Lettere commerciali di scrittura può essere una delle migliori competenze che può possedere una persona di affari, specialmente in questi tempi quando poche persone lo possiedono. I seguenti suggerimenti vi aiuterà a costruire meglio di lettere commerciali. È anche possibile adattare questi principi per scrivere meglio e-mail aziendali, in termini di formato, stile e tono.
COMPONENTI E FORMATTAZIONE
Tutte le lettere di affari sono costituite i seguenti elementi, in questo ordine:
Data
Nome e indirizzo del destinatario
Saluto
Paragrafo di apertura
Corpo
Punto di chiusura
Chiusura
Il tuo nome e indirizzo
Lo stile di formattazione detterà come questi elementi si trovano sulla pagina. I tre stili di formattazione più comuni sono:
BLOCCO: Ogni parte della lettera è giustificato a sinistra, e il testo è spazio, salvo interruzioni di paragrafo con interlinea doppia.
BLOCCO modificato: L'apertura, il corpo e la paragrafi dei chiusura sono allineati a sinistra e spazio, ma la data, chiusura e saluto sono allineate al centro.
SEMI-BLOCK: Esattamente come blocco modificato, eccetto che ogni paragrafo è rientrato, non giustificato a sinistra.
Indipendentemente da quale stile si sceglie, che è necessario anche considerare il tipo di carattere; la scelta è importante, come i caratteri fantasia a volte sono illeggibili. Il più comunemente usato e ampiamente accettato di carattere è Times New Roman, dimensione 12. È leggibile, professionale e universalmente usato per lettere commerciali. Non è di fuori del Regno della possibilità, tuttavia, di prendere le libertà qui; si può davvero utilizzare qualsiasi carattere leggibile (Arial, Verdana, Helvetica), ma sempre considerare che cosa il vostro destinatario vorrebbe vedere.
PARAGRAFO DI APERTURA
Poiché il punto di principio della vostra lettera di affari è di afferrare e mantenere l'attenzione del lettore, è necessario concentrarsi sull'apertura, la possibilità di prima (e a volte sola) è necessario catturare l'attenzione del destinatario. L'apertura anche imposta il tono per l'intera lettera, quindi deve essere forte e caratteristico come possibile.
Andare dritto al punto. Il destinatario non ha bisogno di un sacco di inutili info., soprattutto non proprio di fronte. Se non riguardano o li annoia, basta smettere di leggere.
Non iniziare con cliché frasi come "io sto scrivendo perché..." o "With regards to...". Questo sembra semplicemente che non sai dove cominciare. Il vero messaggio non iniziare fino a quando dopo quelle frasi, allora perché non eliminare le parole inutili e uncreative?
Utilizzare verbi forti, attivi. Questo mantiene l'attenzione del lettore e rende molto più interessante la lettera. Per esempio, invece di scrivere "questa offerta viene esteso a voi per un breve periodo di tempo," provare "noi stiamo brevemente estendendo questa offerta a te." Quanto più facile vedere che è?
Don't get estenuanti. Mantenere l'apertura breve e --punto, usare le parole migliori possibili e mai fare il lettore di lavoro per il punto della lettera.
CORPO
Questa è la carne della lettera, dove spiego pienamente le idee introdotte nell'apertura. È facile perdere slancio qui, ma questa parte deve essere ogni punta forte come l'apertura.
Scrivere come talk. Questo non significa usare slang informale o parolacce, ma perché decadono in business parlare quando è banale e noioso? Le probabilità sono, non sei un gentiluomo britannico del XIX secolo, quindi non scrivere come uno! Utilizzare una conversazione, ma rispettoso, tono e cercare di cose frase analogamente a come sarebbe in realtà dire loro.
Non perdere il punto. Salvare le digressioni per chiacchierare faccia a faccia. Hai poco tempo per tenere qui interesse del lettore e frasi fuori-punto darà semplicemente il vostro tempo lettore di sbadigliare e mettere la lettera verso il basso. L'elenco dei punti che è necessario fare prima della scrittura e bastone a loro.
Raggruppare informazioni correlate. Non passare un altro punto fino a quando hai finito l'ultima e resistere alla tentazione di argomenti sparsi a casaccio. Qualcosa di meno e tu ti sembrano essere vagante senza alcun senso di messa a fuoco.
Don't get pedante. Certo, è bello mostrare i nostri vocabolari, ma che parola grossa ha punto poco se una parola più piccola sarebbe più efficace e leggibile. Mettere via il thesaurus e utilizzare la lingua familiare.
CHIUSURA DI PARAGRAFO
Questo paragrafo è l'ultima stringa delle frasi che il lettore vedrà, quindi ha bisogno di essere forte come il resto della lettera.
Tenerlo corto. Il paragrafo di chiusura può essere la parte più breve della lettera come stai semplicemente ribadire, in un linguaggio semplice, quello che hai già scritto. Rideterminare il tuo punto e firmare.
Non esaurirsi. Si è tentati di lasciare il paragrafo di chiusura sorta di morire rapidamente o essere una replica esatta delle altre frasi semplicemente perché hai già lavorato così difficile sul resto. Resistere a quello stimolo - mantenere il finale forte e tenere il vostro tono colloquiale.
Essere chiaro circa le vostre intenzioni. Se stai cercando una risposta e-mail o un incontro d'affari, rendere chiaro che. Il punto della tua lettera sarà perduto se il lettore ha idea che cosa volete da loro o come procedere da qui.
Don't get banale. Evitare di terminazioni di cliché tipici come "Grazie in anticipo..." o "Non esitate a chiamare..."; Questo termina la lettera di affari su una nota debole. Essere il più diretto e creativo come possibile senza cadere preda di tipico business language.
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