Se c'è una ragione importante perché avete bisogno di scrivere in modo efficace sul posto di lavoro, è questa: la qualità della vostra scrittura imprime un'impressione durevole sul lettore. Questo lettore può essere il tuo capo, un cliente o una persona che è pronta a fare un business di miliardi di dollari a trattare con voi.
Hai mai letto un documento scritto in modo inadeguato che ti ha fatto perdere interesse subito? È stato così mal-scritto che perso fiducia nell'autore e chiesti perché l'autore è stato sprecare il vostro tempo? Come su quelle e-mail spazzatura che introducono nella tua casella di posta indesiderata come fastidiosi scarafaggi? Sai quelli mi riferisco a: quelli pitching vitamine, software e aids sesso. Queste e-mail sono la più grande vetrina di scrittura errori grossolani, colpiti a morte con gli errori di grammatica, ortografia e frasi sciatta. Dubito che queste e-mail tirare una vendita, perché il loro stile di scrittura povera allontana immediatamente il lettore.
Che impressione la tua scrittura lascia sul boss, clienti o collaboratori? Fa la tua scrittura alienare i lettori, farà perdere vendite clienti o costo che lavoro promozioni? O flussi di fedeli lettori, aumento vendite per l'azienda, costruisce la tua scrittura e aiuto si guadagna sei figure un anno presso il tuo lavoro?
Qualunque sia il tipo di scrittura che si fa sul posto di lavoro, sempre conoscere questa realtà: i lettori credono la qualità della vostra scrittura riflette la vostra abilità, etica del lavoro e l'integrità come persona. Se si scrive eloquentemente, chiaramente, e vivace, il lettore si fida che tu e tu sei in grado di costruire rapidamente un rapporto. Se la tua scrittura è sciatta, disorganizzato e pieno di errori, il lettore si presuppone che il resto del tuo lavoro è viziato, l'etica del lavoro sono difettose, e forse come una persona sono difettose. Perché dovrebbe sprecare il suo tempo a leggere il resto della vostra spazzatura o addirittura fare affari con voi questo lettore?
Questo articolo fornisce strategie fail-safe per contribuire a perfezionare la tua scrittura e aiutarvi a comunicare con chiarezza, semplicità e impatto così non si scriverà mai spazzatura nuovamente. Imparerai i cinque passi magistrale per guidarvi nella progettazione, scrittura e raffinazione un articolo; e si impara a evitare errori comuni di scrittura.
OBIETTIVO! FUOCO! FUOCO!
Per diventare uno scrittore superbo, il vostro primo compito è quello di stabilire il tuo obiettivo.
Yiddish romanziere, drammaturgo e saggista, Sholem Asch, disse una volta, "Scrittura viene più facilmente se avete qualcosa da dire".
Quale messaggio vuoi trasmettere con la tua scrittura?
Per stabilire il vostro scopo, chiediti:
1) "Perché sto scrivendo questo documento?"
2) "Ciò che si desidera comunicare?"
3) "Si desidera informare, educare, relazione, persuadere, sfidare, o intrattenere?"
Sviluppare il vostro scopo vi aiuterà ad adottare il miglior stile di scrittura per il vostro lettore. Ad esempio, un documento educativo sarà probabilmente più formale rispetto a una scritta per intrattenere.
COLLEGARE CON I VOSTRI LETTORI
Per scrivere in modo efficace, è necessario connettersi fortemente con i vostri lettori. Chiedete a voi stessi:
1) "Per il quale io scrivo questo? Sarà che essere scrivendo per i colleghi, il mio supervisore, il mio team di collaboratori o i nostri clienti?"
2) "La quantità di informazioni i miei lettori bisogno?"
3) Come familiare are i miei lettori con l'argomento?
4) "Quanto tempo fanno i miei lettori hanno? I miei lettori preferirebbero una presentazione breve, succinta dei fatti e le statistiche, o più narrazione ed esposizione?"
Conoscendo il vostro pubblico vi permetterà di scrivere il contenuto in un modo che fa appello ai tuoi lettori.
FORMA IL TUO DOCUMENTO
Sapete che il vostro scopo. Sai le persone che probabilmente leggerà il vostro documento. Ora pianificare il vostro documento. Quali informazioni conterrà? Quali informazioni saranno probabilmente afferra il lettore e tenere i loro interessi? Quali punti è necessario attraversare? Iniziare con una struttura approssimativa delle idee. Quindi passare attraverso il contorno e aggiungere ulteriori informazioni e maggiori dettagli. Un contorno creerà la struttura per il documento. Presto abbastanza la tua scrittura arriverà più facilmente, rapidamente e con maggiore chiarezza.
SCRIVERE CIÒ CHE SI CONOSCE MEGLIO
In questa fase, leggere sul tuo profilo e scrivere la prima bozza. Stabilire l'idea principale del documento e sostenere il tuo argomento in tutto. Se una pagina bianca vuota riflessi torna a voi come fari, basta iniziare a scrivere su qualunque argomento si conosce meglio. Secondo scrittore americano Jack London, "non potete aspettare per ispirazione. Devi andare dopo esso con un club". Non preoccuparti per la sequenza se le idee vengono a voi in ordine. È possibile tagliare e incollare in seguito.
PERDITA DI PESO VERBOSI
Se avete tempo, passo dal documento. Tornare ad esso più tardi con una mente fresca. Ora aggiungere materiale dove necessario. Tagliare via sezioni inutili. Perfezionare il testo per comunicare ciò che si vuole dire. Ricorda: meno è più. Cercare di non ripetere le idee. Ripetizione, se non necessario, è noioso per il lettore. Tenere il pezzo muovendo. Utilizzare un ritmo vivace. Il progresso attraverso i punti in modo efficiente.
Le seguenti sezioni affrontano alcuni dei problemi più comuni di scrittura. Utilizzare questi suggerimenti per scrivere più chiaramente, efficacemente e vivace.
I.) PUNTEGGIATURA
a) gli apostrofi
Non utilizzare un apostrofo in forma possessiva di "it".
Errato: Il nostro reparto presentato è relazioni per il 2005 la scorsa settimana.
Corretto: Il nostro reparto inserita sue relazioni per il 2005 la scorsa settimana.
Non usare apostrofi nel possessivo "suo", forma "lei" e la "nostra".
Errato: L'ufficio di finestra è lei ha
Corretto: L'ufficio di finestra è lei.
Non usare apostrofi nel plurali sostantivi.
Errata: Come molti nuovi computer stiamo ricevendo?
Corretto: Come molti nuovi computer stiamo ricevendo?
b) virgole
Non collegare due frasi complete con una virgola.
Errato: L'incontro è stato annullato, ho finito il mio lavoro all'inizio.
Corretto: L'incontro è stato annullato, così ho finito il mio lavoro all'inizio.
Corretto: Poiché la riunione è stata annullata, ho finito il mio lavoro all'inizio.
II.) MECCANICA
a) Split Infinitives
Non inserire parole tra "a" e la forma infinita del verbo.
Errato: è stato detto che dovevamo stringere leggermente la data di scadenza.
Corretto: è stato detto che dovevamo stringere leggermente la data di scadenza.
III.) DI ORTOGRAFIA
a) "un sacco" è sempre due parole.
Errato: ho un sacco di lavoro da fare.
Corretto: ho un sacco di lavoro da fare.
b) "a" è una parola funzione spesso usata prima la forma infinita del verbo (per andare).
c) "troppo" è un avverbio che significa "eccessivamente" (troppo difficile).
d) "due" denota il numero 2.
Errato: Questo schedario è a pesante per me di andare.
Corretto: Questo cabinet file è troppo pesante per me di andare.
e) "ci" è un avverbio che indica un luogo (laggiù).
f) "loro" è una parola possessiva che mostra proprietà (i computer).
g) "sono" è la forma di contrazione di "sono".
Scorretto: Non ci risultati per questo trimestre erano eccellenti.
Corretto: I risultati per questo trimestre sono stati eccellenti.
Errato: Loro lavoro oggi molto difficile.
Corretto: Stanno lavorando molto duramente oggi.
IV.) STILE
a) frase varietà
Per scrivere più vivace, variare la struttura della frase. Utilizzare metodi alternativi di inizio e combinare frasi brevi per creare lunghezze differenti della frase.
Prima:
Ho organizzato i file per tutti gli account di nuovi questa settimana. Poi ho creato un sistema di etichettatura più efficiente. Diversi colori tutto. Fatto in modo che tutti i file di carta erano stati documentati elettronicamente. Ho messo questi file nell'armadietto file vuoto.
Dopo:
Questa settimana organizzato i file per il nuovo account e creato un più efficiente sistema di etichettatura per paese. Dopo che ho documentato tutti i file di documento elettronico, ho messo questi file nell'armadietto file vuoto.
V.) ACTIVE VOICE vs voce passiva
La lingua inglese ha due "voci": voce attiva (il soggetto esegue un'azione); e la voce passiva (il soggetto è agito su). Nella comunicazione d'impresa, tutti i buoni scrittori scrivere nella voce attiva. Lazy writer scrivere nella voce passiva. Scrivendo nella voce attiva riduce le vostre frasi e rende la tua scrittura del suono più diretto e formale.
Esempi:
PASSIVA: Il libro di ricette è letto da lei.
ATTIVO: Lei legge il libro di ricette.
PASSIVO: L'annuncio di radio dovrebbe essere ascoltato da tutti.
ATTIVA: Tutti dovrebbero ascoltare l'annuncio di radio.
PASSIVO: La foto è stata presa dal fotografo.
ATTIVO: Il fotografo è scattare la foto.
RISORSE UTILI
Per ulteriori informazioni sulla correzione errori comuni di scrittura, check out The Electronic scrittura corso (http://www.ElectronicWritingCourse.com). è un programma che insegna le basi della buona scrittura e modifica. Se si desidera controllare il documento contro gli errori di stile e utilizzo 36.000, check out StyleWriter (http://www.StyleWriter-USA.com). è un correttore inglese pianura stile ed utilizzo. Se si desidera scrivere più vivace e creativo, check out WhiteSmoke Software (http://www.WhiteSmokeSoftware.com). è un programma che risolve e che arricchisce il tuo testo.
Se si seguono queste linee guida, potrai fermarti dalla scrittura schifoso sul posto di lavoro. La scrittura sarà vivace, chiaro e conciso, e si costruirà il rapporto con i lettori. Forse è giunto il momento per e-mail il tuo capo sollevare una e-mail perfettamente scritto chiedendo uno stipendio?
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